Estás pagando de más por tu software. Las alarmantes cifras que toda empresa debe conocer para evitar pérdidas millonarias

La dependencia creciente del software en las empresas está provocando ineficiencias que, en muchas ocasiones, pasan desapercibidas. La existencia de licencias infrautilizadas, precios poco claros y contratos confusos se traduce en pérdidas millonarias. En este panorama, la consultora ERA Group, especializada en la optimización de costes y la gestión de proveedores, ha desarrollado una metodología destinada a maximizar el valor de las inversiones tecnológicas y recuperar el control sobre el gasto.

Hoy en día, casi todas las funciones dentro de una empresa, desde operaciones hasta finanzas, dependen de herramientas digitales. Esta rápida expansión del software ha incrementado notablemente la complejidad tanto operativa como financiera en las organizaciones, muchas de las cuales aún no implementan estrategias claras para el control y la optimización. Las consecuencias son evidentes: según datos proporcionados por ERA Group, los fallos en aplicaciones críticas pueden acarrear costes de hasta 1 millón de dólares por hora, lo que representa pérdidas anuales superiores a los 45 millones de dólares en grandes corporaciones.

Por esta razón, la consultora ha identificado cuatro áreas clave para mejorar la eficiencia y reducir costes relacionados con la adquisición y uso del software:

• Exceso de proveedores, aplicaciones y licencias: El número de herramientas digitales ha aumentado considerablemente dentro de las organizaciones. Modelos como el “freemium” y técnicas agresivas de venta fomentan una adopción descoordinada del software por parte de empleados y departamentos, lo que frecuentemente resulta en un bajo nivel de utilización y sobrecostes innecesarios. Por ejemplo, recientemente se observó que una empresa con 450 empleados contaba con 3.900 licencias activas, pero solo 250 eran usuarios frecuentes.

• Contratos confusos y tarifas opacas: A menudo, los contratos de software incluyen múltiples cláusulas técnicas difíciles de interpretar. Cambios tecnológicos como la migración a la nube o nuevas versiones del producto impactan directamente su coste y utilidad. Además, los proveedores aplican tarifas que varían según volumen, duración, canal de venta o tipo de uso. Para tomar decisiones informadas es esencial contar con información objetiva sobre el posicionamiento competitivo de cada proveedor.

• Falta de evaluación del rendimiento real: En muchas empresas, el software se evalúa únicamente desde parámetros técnicos sin considerar su impacto real sobre la productividad o los objetivos comerciales. Esto impide verificar si se han alcanzado los beneficios esperados. Un caso práctico ilustra esto: si un empleado emite 4.160 facturas al año a un coste de 70 euros por hora, el gasto anual asciende a cerca de 300.000 euros. Si un software logra reducir ese tiempo a la mitad con un coste anual de 50.000 euros, generaría un ahorro neto de 100.000 euros; sin seguimiento adecuado, estos beneficios potenciales no se materializan.

• Gobernanza débil y decisiones descentralizadas: En numerosas empresas, las decisiones sobre compras de software se toman sin una visión estratégica unificada y se basan únicamente en límites individuales de gasto. Esto lleva a integrar sistemas sin realizar un análisis completo sobre necesidades, costes o rendimiento.

El sector tecnológico avanza rápidamente; tanto es así que en los últimos tres años los servicios de TI y software han crecido a un ritmo medio anual entre el 51% y el 54%. Esto obliga a las organizaciones a revisar periódicamente su estructura de licencias, proveedores y herramientas estableciendo normas claras para adoptar nuevas soluciones.

“El segundo trimestre es una ventana clave para revisar contratos y tomar decisiones estratégicas que afectarán directamente a la rentabilidad del año. Gestionar los activos de software con información precisa y un enfoque estructurado no solo permite reducir costes sino también minimizar riesgos”, afirma Fernando Vázquez, socio consultor y co-area developer en ERA Group España. “Nuestra misión es ayudar a las empresas a tomar decisiones basadas en información fiable que tenga un impacto real en sus resultados.”