Miguel Ángel Santos Crespo, archivero general de la Universidad del País Vasco (EHU), se encuentra en la recta final de su carrera profesional, a punto de disfrutar de su jubilación. Su trayectoria ha estado marcada por un compromiso inquebrantable con la preservación de la memoria institucional y documental de la universidad, un legado que trasciende el mero almacenamiento de papeles.
El Archivo General, que comenzó a funcionar en 1996, ha evolucionado significativamente desde sus inicios. En aquel entonces, la EHU era una institución joven sin tradición archivística. La creación del archivo fue un paso crucial para formalizar la gestión documental en una universidad que necesitaba estructurar su historia y garantizar la transparencia administrativa.
Evolución y relevancia del Archivo General
La primera sede del Archivo General se estableció en el sótano del Rectorado, donde se almacenó documentación esencial durante años. No fue hasta 2015 que se amplió con un segundo depósito en el campus de Gipuzkoa. A lo largo de los años, Santos Crespo ha sido testigo de cómo este espacio ha pasado a ser fundamental para la conservación no solo de documentos administrativos, sino también de actas, memorias y tesis que reflejan el desarrollo académico y administrativo de la universidad.
«El archivo no es solo un lugar donde se guardan papeles. Es una garantía de derechos, de transparencia y de memoria institucional»
Desde hace año y medio, el Archivo General cuenta con un nuevo reglamento que regula su funcionamiento y gestión documental. Este avance permite tutelar mejor los documentos generados por los diferentes centros y servicios, asegurando así que el patrimonio documental no se pierda y esté disponible para futuras consultas.
Importancia del archivo para la comunidad universitaria
A pesar de que su función más visible es conservar documentación, **la verdadera importancia del archivo radica en su capacidad para garantizar la transparencia** y preservar la memoria histórica e institucional de la EHU. Esto resulta esencial para el correcto funcionamiento de cualquier administración pública.
Entre los documentos custodiados se encuentran aquellos considerados esenciales y cuya conservación es permanente. Estos incluyen actas, acuerdos y expedientes que narran el devenir histórico de la universidad.
Retos enfrentados a lo largo de los años
Santos Crespo lleva trece años trabajando en el Archivo General, tiempo durante el cual ha disfrutado enormemente su labor. Sin embargo, también ha enfrentado retos significativos, como la escasez de profesionales en el ámbito archivístico en el País Vasco. Como ex presidente de ALDEE (Asociación Vasca de Profesionales de Archivos), siempre ha abogado por la necesidad urgente de formación reglada en esta área.
Uno de los cambios más notables durante su gestión ha sido **la implantación del archivo electrónico**, un avance que ha transformado radicalmente cómo se gestionan y conservan los documentos dentro del archivo.
Servicios desconocidos para la comunidad universitaria
A menudo, los miembros de la comunidad universitaria no son conscientes del asesoramiento que ofrece el archivo en materia de gestión documental. Aunque esta información está disponible en su sitio web, generalmente solo contactan al archivo cuando surgen problemas relacionados con espacio o traslados.
«Cada documento cuenta algo más de lo que parece»
Es fundamental recordar que cada servicio es responsable del cuidado inicial de su documentación antes de transferirla al archivo. Por ello, Santos Crespo recomienda aprovechar este asesoramiento desde el inicio para gestionar mejor los archivos internos.
Acceso a documentos históricos
La documentación administrativa intermedia suele ser consultada por las propias unidades generadoras mediante préstamos autorizados. En cambio, los documentos históricos son accesibles al público; según establece la ley, aquellos con más de 40 años pueden ser consultados si no contienen datos protegidos. Historiadores e investigadores son algunos de los principales usuarios del archivo.
Recientemente, se firmó un convenio con el Archivo Histórico de Euskadi para depositar fondos históricos allí debido a limitaciones espaciales en el archivo universitario.
Preservación del patrimonio documental
Mantener un patrimonio documental tan extenso requiere instalaciones adecuadas: control sobre temperatura y humedad, protección contra luz directa y mobiliario especializado son indispensables. Además, sistemas avanzados garantizan seguridad contra incendios y otras anomalías.
A pesar del estigma que rodea a este trabajo como algo monótono o aburrido, Santos Crespo asegura que **no es así**; cada documento tiene su historia propia y puede facilitar trámites o aportar valiosos conocimientos sobre diversos temas.
«El Archivo General forma parte del Sistema de Archivos de Euskadi; sus documentos valorados como permanentes son Patrimonio Documental»
Anecdotario significativo
Una anécdota memorable ocurrió cuando apareció un título universitario nunca recogido perteneciente al famoso autor Miguel Delibes. Este hallazgo llevó a investigar su expediente académico tras descubrirse que había estudiado en EHU justo después de la Guerra Civil. Finalmente, se entregó tanto el título como una copia del expediente a su hija.
Santos Crespo reflexiona sobre lo difícil que será transmitir toda su experiencia al próximo encargado del archivo: "Hay mucho conocimiento no escrito en procedimientos formales". Para él, lo más complicado será inculcar **el interés genuino** por este trabajo vital dentro del entorno universitario.
Deseos futuros tras una larga carrera
Cierra esta etapa dejando bases sólidas para continuar desarrollando el archivo hacia proyectos más ambiciosos. Su deseo es ver al Archivo General ganar visibilidad dentro de la universidad mientras sigue garantizando la conservación adecuada *de nuestra memoria colectiva*.
A medida que avanza hacia una nueva fase personal y profesional, se lleva consigo recuerdos entrañables y amistades cultivadas a lo largo del tiempo: "Me voy tranquilo", concluye Santos Crespo con satisfacción por haber cumplido con dedicación su labor durante todos estos años.
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